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28.05.2010
Signaturen bleiben probates Mittel zur Erfüllung von Compliance Anforderungen an elektronische Rechnungen
Kiel, 27. Mai 2010 - Die aktuelle Veröffentlichung des EU-Parlaments vom 05. Mai 2010 zum Thema eInvoicing führt bei einigen Unternehmen und Dienstleistern zu Fragen.
Sind elektronische Signaturen heute und auch zukünftig die geeignete und investitionssichere Technologie für gesetzeskonformes eInvoicing? Die folgende Stellungnahme skizziert daher den aktuellen Status auf EU-Ebene. Hier wird deutlich, dass der Einsatz elektronischer Signaturen im eInvoicing erforderlich ist, um die Europäischen Anforderungen zu erfüllen.
Zur Beurteilung ist es sinnvoll kurz zu betrachten, auf welcher Basis die aktuelle Veröffentlichung des EU-Parlaments entstanden ist.
Im Januar 2009 verfasste die Europäische Kommission einen Vorschlag zur Änderung der Richtlinie 2006/112/EG (EU-Mehrwertsteuerrichtlinie). Kernpunkte des Vorschlags der Kommission waren ein Verzicht auf die elektronische Signatur als einheitliches, international standardisiertes Mittel zur Absicherung elektronischer Rechnungen. Anstelle dessen schlug die Kommission nicht standardisierte interne Kontrollen vor. Die Kommission leitete ihren Vorschlag sowohl an das EU-Parlament, als auch den EU-Rat.
Das EU-Parlament reagierte und beauftragte am 5.Mai 2010 seinen Präsidenten damit, dem EU-Rat den Standpunkt des Parlaments zu obiger Angelegenheit zu übermitteln. Das Parlament stimmte den Vorschlägen der Kommission nur eingeschränkt zu und unterbreitete ergänzend eigene Vorschläge. Es schlug vor, dass elektronische und papierbasierte Rechnungen gleich behandelt werden sollen. Folge davon wäre, dass die Unternehmen selbst, z.B. über umfangreiche und kostenintensive Verfahrensdokumentationen, nachweisen müssen, dass elektronische Rechnungen den rechtlichen Anforderungen genügen.
Sowohl die EU-Kommission, als auch das EU-Parlament haben aktuell ihre Vorschläge zur Änderung der Mehrwertsteuerrichtlinie übermittelt. Die Entscheidung über eine mögliche Änderung obliegt jedoch dem EU-Rat alleine. Der EU-Rat kann den Vorschlägen folgen, muss dies jedoch nicht.
Der EU-Rat, bestehend aus den Vertretern aller Mitgliedsstaaten, muss in steuerlichen Belangen einstimmig einer Richtlinie zustimmen. D.h. für eine Änderung ist die Zustimmung aller Mitgliedsstaaten erforderlich. Eine einfache Mehrheit ist nicht ausreichend.
Vor diesem Hintergrund und da einige Staaten an der Signaturanforderung festhalten wollen, ist fraglich, ob eine Änderung und zugleich Verzicht auf die Signaturanforderung erfolgen wird. Vielmehr ist zu erwarten, dass im eInvoicing auch in den nächsten Jahren eine Signatur zum Schutz vor Manipulationen bei elektronischen Rechnungen gefordert wird. Aktuell wird dies gefordert und bereits von einer Vielzahl an Unternehmen umgesetzt. Sowohl Konzerne, als auch kleine und mittelständische Unternehmen nutzen die Signatur zum gesetzeskonformen eInvoicing.
Auswirkungen auf Unternehmen
Unabhängig von der Entscheidung des EU-Rates sollten Unternehmen bei der Auswahl von eInvoicing Lösungen zwei mögliche Anforderungsszenarien berücksichtigen.
Szenario 1: Der EU-Rat stimmt wider Erwarten einer Aufhebung der Signaturverpflichtung zu. Er öffnet den Weg, neben der Signatur auch nicht standardisierte Mittel, wie z.B. individuelle Verfahrensdokumentationen zum Nachweis von Integrität und Authentizität zu verwenden. In diesem Fall kann durch Einsatz standardisierter Signaturtechnologien der Aufwand für individuelle Verfahrensdokumentationen erheblich reduziert werden.
Szenario 2: Der EU-Rat stimmt einer Änderung nicht zu. Für eInvoicing Prozesse ist die Verwendung elektronischer Signaturen weiterhin erforderlich. Unternehmen können Signaturtechnologien aktuell und zukünftig verwenden.
Die Szenarien zeigen, dass eInvoicing-Lösungen auf Basis qualifizierter elektronischer Signaturen ein zukunftssicheres Mittel zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen sind. Unternehmen können jederzeit Rechnungsprozesse optimieren und Kosten reduzieren ohne auf Investitionssicherheit zu verzichten.
(basiert auf PI vom 19.5.2010 der Authentidate AG, Düsseldorf)